Dienstreisen: Diese Regelungen gelten im Arbeitsrecht

(pL) - Dienstreisen gehören in vielen Berufsfeldern zum Alltag. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff "Dienstreise"? Im Arbeitsrecht gibt es klare Regelungen und Definitionen, die Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen beachten sollten. In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Dienstreise ist und welche Regelungen im Arbeitsrecht bezüglich der Arbeitszeiten und Kosten für solche Reisen gelten.

Was ist eine Dienstreise?
Bei einer Dienstreise – auch Geschäftsreise genannt – handelt es sich um eine dienstliche Reise, die ein Arbeitnehmer im Auftrag seines Arbeitgebers antritt. Sie dient dazu, geschäftliche Interessen des Unternehmens zu verfolgen. Dabei kann es sich um unterschiedliche Zwecke handeln, wie beispielsweise Kundentermine, Messen, Schulungen, oder die Erledigung von Aufgaben an einem anderen Standort des Unternehmens. Dienstreisen können sowohl im Inland als auch im Ausland stattfinden, wobei die Verwaltung und Buchung von Geschäftsreisen dem Arbeitgeber obliegt.
Im Arbeitsrecht sind Dienstreisen im Rahmen des Arbeitsvertrags und der betrieblichen Vereinbarungen geregelt. Doch auch, wenn Dienstreisen nicht ausdrücklich im Arbeitsvertrag vereinbart wurden, dürfen Arbeitgeber auf Grundlage ihres Weisungs- und Direktionsrechts eine Dienstreise anordnen. Der Arbeitnehmer hat diese Dienstreise anzutreten, sofern sie mit seinen Arbeitsaufgaben in Zusammenhang stehen.

Dienstreise, Dienstgang oder Wegezeit?
Neben der klassischen Dienstreise gibt es weitere berufliche Tätigkeiten, die außerhalb der eigentlichen Arbeitsstätte durchgeführt werden, wie zum Beispiel den Dienstgang oder die Wegezeit. Im Arbeitsrecht werden diese jedoch streng voneinander getrennt. So ist eine Dienstreise nur gegeben, wenn ein Arbeitnehmer mit einer festen Arbeitsstätte an einem anderen Ort für das Unternehmen im Einsatz ist. Dies gilt jedoch nur, sofern der Arbeitnehmer dabei eine größere Strecke zurücklegt und das Ziel der Dienstreise außerhalb der Stadt liegt.

Ein Dienstgang hingegen bezieht sich auf eine dienstliche Tätigkeit, die innerhalb des regulären Arbeitsplatzes oder im direkten beruflichen Umfeld stattfindet. Dies kann beispielsweise die Teilnahme an einer Besprechung im eigenen Büro oder die Erledigung von Aufgaben in der Nähe des Arbeitsplatzes sein, wie der Besuch eines Kunden in derselben Stadt. Obwohl der Arbeitnehmer hier für den Arbeitgeber im Einsatz ist, handelt es sich hierbei nicht um eine Dienstreise im klassischen Sinne, da die dienstliche Tätigkeit keine Ortsveränderung erfordert und zudem auch nicht zu zusätzlichen Reisekosten führt.

Auch die Strecke, die ein Arbeitnehmer täglich von seinem Wohnort zum regulären Arbeitsplatz zurücklegt, gilt nicht als Dienstreise. Vielmehr handelt es sich hierbei um die sogenannte Wegezeit. Die Wegezeit beschreibt somit lediglich die Zeitspanne, die ein Arbeitnehmer benötigt, um von seinem Wohnort zum Arbeitsplatz und zurückzugelangen. Da sie ein Teil des täglichen Arbeitswegs ist und dient dazu, den Ort des Arbeitsplatzes zu erreichen, wird die Wegezeit im Übrigen auch nicht als Arbeitszeit angesehen.

Wann gilt eine Dienstreise als Arbeitszeit?
Grundsätzlich gelten Dienstreisen immer als Arbeitszeit, sodass hier die Vorschriften des Arbeitszeitgesetzes greifen. Nach dem Arbeitszeitgesetz darf die reguläre tägliche Arbeitszeit 8 Stunden nicht überschreiten, wobei die Pausen und Ruhezeiten beachtet werden müssen. Wird eine Dienstreise über das Wochenende angeordnet, muss zudem § 11 des Arbeitszeitgesetzes berücksichtigt werden. Hiernach müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben und pro beschäftigter Sonntag ein Ersatzruhetag gewährt werden. Darüber hinaus dürfen auch die Ruhezeiten von mindestens 11 Stunden zwischen den Arbeitszeiten nicht verletzt werden. Außerdem sind auf Dienstreisen immer die Fahrzeiten und die tatsächlich verbrachte Zeit am Ort der Dienstreise berücksichtigt werden.

1. Reine Fahrtzeiten: Die Zeitspanne, die ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise für die An- und Abreise zum Zielort benötigt, wird als reine Fahrtzeit betrachtet. Diese Zeit gilt in der Regel als Arbeitszeit, da sie notwendig ist, um den eigentlichen Dienstort zu erreichen. Das bedeutet, dass die Fahrtzeit – sei es mit dem Auto, dem Zug, dem Flugzeug oder anderen Verkehrsmittel – in der Regel auch entsprechend vergütet werden muss. Arbeitnehmer haben in dieser Zeit das Recht auf Bezahlung und können zudem auch die Fahrtkosten zurückerstattet bekommen.

2. Verbrachte Zeit am Ort der Dienstreise: Neben den reinen Fahrtzeiten ist auch die Zeit, die ein Arbeitnehmer am Zielort der Dienstreise verbringt, von Bedeutung. Diese Zeit kann je nach Tätigkeitsart variieren. Grundsätzlich gilt: Die Zeit am Zielort einer Dienstreise wird als Arbeitszeit betrachtet und muss entsprechend vergütet werden. Das schließt die eigentlichen geschäftlichen Tätigkeiten, Meetings, Schulungen oder andere berufliche Aufgaben ein, die während des Aufenthalts durchgeführt werden. Als Ruhezeiten hingegen gelten auf Dienstreisen die Zeiten, die zwischen den Terminen und dienstlichen Tätigkeiten anfallen, wie zum Beispiel Wartezeiten, ein Abendessen oder auch ein Fernsehabend im Hotel.
Die Kosten einer Dienstreise: Wer bezahlt was?
Die Frage nach den Kosten einer Dienstreise ist ein wichtiger Aspekt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Es gibt klare Regelungen darüber, welche Kosten im Rahmen einer Dienstreise vom Arbeitgeber übernommen werden und welche Ausgaben von den Arbeitnehmern getragen werden müssen. Grundsätzlich ist zu beachten, dass Dienstreisen dazu dienen, die geschäftlichen Interessen des Unternehmens zu fördern. Daher sollten die meisten mit einer Dienstreise verbundenen Kosten in der Regel vom Arbeitgeber getragen werden. Zu den erstattungsfähigen Kosten einer Dienstreise gehören folgende:

- Tagegeld: Das Tagegeld deckt die Kosten für die Verpflegung während einer Dienstreise. Diese werden nach dem Bundesreisekostengesetz pauschal berechnet. Darüber hinausgehende Kosten müssen vom Arbeitnehmer selbst getragen werden. Wichtig hierbei ist, dass das Tagegeld lediglich ab einer Dienstreisedauer von 8 Stunden angesetzt werden darf.

- Reisenebenkosten: Oft auch als Spesen bezeichnet, fallen unter die Reisenebenkosten jegliche Kosten, die während einer Dienstreise anfallen. Hierzu gehören beispielsweise Parkgebühren, Mautgebühren, Telefonkosten oder auch das Trinkgeld beim Geschäftsessen. Für die Erstattung müssen Dienstreisende die Belege aufbewahren.

- Kilometergeld: Das Kilometergeld erhalten Dienstreisende, wenn sie mit ihrem privaten Fahrzeug auf Dienstreise gehen. Die Kilometerpauschale beträgt dabei aktuell 30 Cent pro gefahrenen Kilometer.

- Übernachtung: In der Regel kümmert sich der Arbeitgeber um eine Übernachtungsmöglichkeit für den dienstreisenden Arbeitnehmer. So gibt es in den meisten Unternehmen bestimmte Vorgaben, wie hoch die Kosten für das Hotel oder die Unterkunft sein dürfen. Diese werden schließlich ebenfalls vom Arbeitgeber getragen und sind somit erstattungsfähig.

Vergütung von Dienstreisen während der Arbeitszeit
Da Dienstreisen, die während der regulären Arbeitszeit stattfinden, in der Regel als Arbeitszeit betrachtet werden, sind diese auch entsprechend zu vergüten. Das bedeutet, dass die Zeit, die ein Arbeitnehmer für die Durchführung einer Dienstreise aufwendet, in vollem Umfang vergütet werden muss. Dies schließt die Zeitspanne ein, die für die An- und Abreise zum Zielort sowie für die Ausführung der dienstlichen Aufgaben am Zielort erforderlich ist. Selbst wenn ein Arbeitnehmer vor Ende seiner offiziellen Arbeitszeit von der Dienstreise zurückkehrt, muss diese vollständig vergütet werden – und zwar in demselben Umfang, wie bei der regulären Arbeit in der Arbeitsstätte.

Fazit
Dienstreisen gehören in vielen Unternehmen zum alltäglichen Geschäft. Dabei sind jedoch einige wichtige Aspekte zu beachten, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer betreffen. Klarheit und Transparenz in den arbeitsvertraglichen Vereinbarungen sowie die Einhaltung der geltenden Vorschriften sind daher entscheidend, um mögliche Missverständnisse zu vermeiden. Außerdem gewährleistet eine gute Planung, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer mit dem Ergebnis der Dienstreise und deren Abrechnung zufrieden sind.