Die Not-To-Do-Liste - Welche Gewohnheiten Sie sofort stoppen sollten

"Erfolgreiche tun Dinge, die weniger Erfolgreiche unterlassen." ist ein bekanntes Zitat von George Simeon. So weit so gut. Meine Ableitung lautet dagegen: "Erfolgreiche unterlassen Dinge, die weniger Erfolgreiche tun."

Der Grund ist einfach: Alles was Sie nicht tun, bestimmt darüber, was Sie stattdessen tun können. Daher sind Not-To-Do-Listen für die Verbesserung Ihrer Arbeitsleistung häufig effektiver als To-Do-Listen.

Hier sind neun stressige und alltägliche Gewohnheiten, die Unternehmer ebenso wie Büroangestellte versuchen sollten, abzustellen. Konzentrieren Sie sich auch bei der Not-To-Do-Liste immer nur auf einen Punkt nach dem anderen, so wie Sie es mit Ihren To-Do-Aufgaben tun.

1. Beantworten Sie keine Anrufe von unbekannten Telefonnummern selbst

Überraschen Sie andere, aber lassen Sie sich nicht überraschen. Jeder eingehende Anruf führt zu einer unerwünschten Unterbrechung der Tätigkeit, an der Sie gerade arbeiten. Studien haben erwiesen, dass Sie deutsche Manager genau 11 Minuten ungestört an einer Aufgabe arbeiten können. Nach der Unterbrechung dauert es 25 Minuten, um wieder voll konzentriert agieren zu können. Lassen Sie Ihren Anrufbeantworter ran gehen oder denke Sie darüber nach, einen Service wie frueher-feirabend.de zu beauftragen, um zumindest Ihre eingehenden Anrufe entgegenzunehmen.

2. Mailen Sie niemals Morgens als Erstes oder Abends als Letztes

Die Angewohnheit, morgens den Arbeitstag damit zu beginnen, kurz seine E-Mails zu "checken", stellt einen denkbar ungeeigneten Tagesstart dar. Dies kann Ihre wichtigsten Prioritäten und eigentlichen Pläne für den gesamten Tag durcheinander bringen. Ihre E-Mails können warten bis 10 Uhr, nachdem Sie zumindest einen Ihrer wichtigen To-Do-Punkte, besser noch Ihre wichtigste Aufgabe, abgeschlossen haben. Abends dagegen sorgen Mails für Schlaflosigkeit oder Überstunden, weil Sie kurz vor dem Feierabend "noch schnell" beantwortet werden wollen. Alles andere als ein gelungener Tagesabschluss.

3. Nehmen Sie an keinem Meeting mehr teil, das keine klare Agenda oder kein festgelegtes Ende hat

Wenn das gewünschte Ergebnis eindeutig klar ist, ein festgelegtes Ziel und eine Agenda vorliegen, definieren Sie im Vorfeld Ihre diesbezüglichen Beiträge und Fragen. Eine Besprechung sollte nur in Ausnahmefällen und nur, wenn dies von vornherein festgelegt wurde, länger als 30 Minuten dauern. Fordern Sie Dauer und Agenda im Voraus an, um bestens vorbereitet zu sein und die Zeit bestmöglich zu nutzen.

4. Lassen Sie Andere nicht abschweifen

Vergessen Sie die beliebte Floskel “Wie geht´s?“ wenn Sie jemand anruft. Verwenden Sie stattdessen eine Begrüßung, die sinngemäß lautet: „Ich bin gerade dabei, eine wichtige Aufgabe fertig zu stellen, aber was kann ich für Dich tun?“ Fordern Sie andere auf, ohne Umschweife zum Punkt zu kommen. Auf die Frage "Hast Du kurz Zeit" antworten Sie prinzipiell "Wie lange genau?" und auf die Zeitangabe Ihres Gesprächspartners erwidern Sie: "Gerne. Passt es Dir um 17:12 Uhr?"

5. Kontrollieren Sie nicht ständig Ihre E-Mails

Über diesen Punkt habe ich an dieser Stelle bereits zur Genüge geschrieben. Bei Bedarf finden Sie die Artikel alle in meinem Weblog www.mgeiger.com Sammeln Sie Ihre Mails und überprüfen Sie den Posteingang nur zu bestimmten Zeiten. Und schalten Sie unbedingt auch jede (akustische und visuelle) Erinnerungsfunktion für den Eingang neuer Mails aus. Erstellen Sie einen entsprechenden Autoresponder und kümmern Sie sich maximal zwei- bis dreimal täglich darum. Konzentrieren Sie sich lieber auf die Durchführung Ihrer Top-To-Do´s, anstatt auf selbsterzeugte Notfälle zu reagieren.

6. Kommunizieren Sie nicht zuviel mit Kunden, die nicht zu Ihrem Ergebnis beitragen

Es gibt keinen sicheren Weg zum Erfolg. Aber der sicherste Weg zum Misserfolg ist, zu versuchen, es jedem recht zu machen.

Bei einigen Kunden springt nur sehr wenig Gewinn ab. Häufig sind dies jedoch auch genau diejenigen, die überzogen hohe Erwartungen haben.

Machen Sie nach dem Pareto-Prinzip eine 80/20-Analyse Ihres Kundenbestands nach folgenden Gesichtspunkten: Welche 20 % produzieren über 80 % meines Gewinns und welche 20 % verbrauchen über 80 % meiner Zeit?

Setzen Sie dann die am wenigsten Produktiven auf eine Art Autopilot, indem Sie eine Änderung in der Firmenpolitik kommunizieren. Schicken Sie ihnen eine E-Mail mit einer Aufzählung der neuer Regeln: Die Anzahl der maximal zulässigen Telefonanrufe, der Zeit für Beantwortung von E-Mails, den neuen Mindestbestellwert etc. Bieten Sie an, sie an einen anderen Anbieter zu verweisen, wenn sie mit der neuen Firmenpolitik anfreunden können.

Verwenden Sie die so gewonnene Arbeitszeit lieber auf die Generierung neuer Kundenverbindungen, die zu besseren Ergebnissen beitragen.

7. Arbeiten Sie nicht mehr, um Ihre Überlastung in den Griff zu bekommen, sondern setzen Sie klare Prioritäten

Wenn Sie keine Prioritäten setzen, ist irgendwie alles dringend oder wichtig. Wenn Sie stattdessen eine einzige wichtigste Aufgabe des Tag definieren sollen, scheint plötzlich fast nichts mehr dringend oder wichtig. Manchmal muss man nur ein paar zu verschmerzende Nachteile in Kauf nehmen (später zurückzurufen und sich entschuldigen, einen kleinen Verspätungszuschlag bezahlen, einen unwichtigen Kunden verlieren etc.), um die wirklich großen und wichtigen Aufgaben zu erledigen.

Die Antwort auf Überarbeitung ist es nicht, mit noch mehr Bällen zu jonglieren – sprich: mehr zu tun – sie lautet: Die wenigen Dinge festzulegen, die Ihr Geschäft oder Ihr Leben wirklich grundlegend verändern können.

8. Tragen Sie nicht rund um die Uhr ein Mobiltelefon oder Blackberry mit sich herum

Nehmen Sie pro Woche mindestens einen freien Tag von Ihren digitalen Sklaventreibern. Stellen Sie sie ab oder besser noch: Lassen Sie sie einfach im Auto zurück. Ich mache dies das gesamte Wochenende und empfehle Ihnen außerdem, das Telefon zu Hause zu lassen, wenn Sie zum Essen gehen. Was passiert, wenn Sie einen Anruf ein Stunde später oder erst am nächsten Morgen machen?

Oft erwarten Menschen, die 24 Stunden am Tag für 7 Tage die Woche für jedermann erreichbar sind, dies auch von Ihren Mitmenschen. Aber wenn Sie nicht die Bundeskanzlerin sind, sollte Sie niemand abends um 21 Uhr noch brauchen. Was wird Schlimmes passieren, wenn Sie hin und wieder nicht erreichbar sind? Die Antwort: Nichts.

9. Arbeiten Sie nicht drauflos, ohne sich vorher über das gewünschte Ergebnis einer Aufgabe klar geworden zu sein

Werden Sie sich zunächst über das gewünschte bzw. geplante Ziel klar. Erliegen Sie nicht der Versuchung, durch Aktionismus vor Ihren Mitmenschen (und vor sich selbst) als "fleißig" bzw. "aktiv" dastehen zu wollen. Mit dem Grundsatz "Erst denken, dann arbeiten" kommen Sie letzten Endes immer schneller zum Ziel, als umgekehrt.

Hierbei helfen Ihnen auch die folgenden Produktivitätsfragen:

• Bin ich gerade produktiv oder nur beschäftigt?
• Welches Ergebnis erziele ich damit?
• Und vor allem: Bringt es mich meinem wichtigsten Ziel näher?

Letzte Frage halte ich für so wertvoll, dass ich Sie als wav-Datei dieser Mail angehängt habe. So können Sie sie in Ihr E-Mail-Programm als stündliche Erinnerungsfunktion einrichten, um den Fokus wieder auf das Wesentliche zu lenken.

10. Erwarten Sie nicht, dass Arbeit eine Lücke füllt, die eigentlich von persönlichen Beziehungen und Freizeitaktivitäten ausgefüllt sein sollte

Arbeit ist nicht das ganze Leben. Ihre Mitarbeiter sollten nicht Ihre einzigen Freunde sein. Planen Sie Ihre Freizeit und verteidigen Sie private Termine genauso gegen Zeitdiebe, wie Sie dies auch bei einem wichtigen geschäftlichen Meeting tun würden. Sagen Sie sich niemals: „Ich werde es am Wochenende erledigen.“

Schauen Sie sich einmal den Baustein Speed aus der LiSA-Methode an, der sich Parkinsons Gesetz zu nutze macht: Zwingen Sie sich dazu, die Zeit, in der bestimmte Aufgaben fertig zu stellen sind, noch weiter einzugrenzen, damit Ihre Produktivität pro Stunde nicht sinkt. Konzentrieren Sie sich, erledigen Sie das wenige, das wirklich entscheiden ist und sehen Sie zu, dass Sie aus dem Büro verschwinden. Das ganze Wochenende damit zuzubringen, E-Mails zu beantworten ist nicht der richtige Weg, die wenige Zeit, die Ihnen auf Erden geschenkt ist, zu vergeuden.

Es ist großartig, sich darauf zu konzentrieren, Ihre Aufgaben zu erledigen, aber es ist nur möglich, wenn Sie alle unnötigen Ablenkungen ausschalten. Wenn Sie Probleme sich zu entscheiden, worauf Sie sich fokussieren sollten, entscheiden Sie sich im Zweifel dafür, etwas nicht zu tun.

Welche Not To Dos würden Sie dieser Liste hinzufügen?

Schreiben Sie es mir: mailto:info@martingeiger.com?subject=Not-To-Dos

Autor: Martin Geiger, Effizientertainer ®