Neues Scan-Zentrum im Landratsamt Emmendingen vorgestellt – Schaffung von drei integrativen Arbeitsplätzen für Menschen mit Behinderungen

Heute Vormittag wurde im Landratsamt Emmendingen in der Bahnhofsstraße das neue Scan-Zentrum vorgestellt. Hier wurden drei neue, integrative Arbeitsplätze für Menschen mit Behinderungen geschaffen. Ungefähr 22.000 Akten werden hier eingescannt, die bisher einen Platz von 250 laufenden Metern Regal und damit circa 52 qm Büro in Anspruch nehmen.

Hinrich Ohlenroth als Erster Landesbeamter, der Leiter des Versorgungsamtes Bernhard Gehring und Roswitha Güthle als Koordinatorin für Digitales Dokumentenmanagement im Hauptamt stellten das Scan-Zentrum, die Arbeit, Vorteile und Hintergründe für die Digitalisierung vor.

Gescannt wird in einem Raum im Erdgeschoss, der bisher als Registratur eingerichtet wurde. Das Versorgungsamt ist das „Pilot-Amt“ für das Scannen von Bestandsakten, gestartet wurde am 15. Dezember 2016.

Circa 15.000 Menschen leben im Landkreis Emmendingen mit einer Schwerbehinderung, das sind neun Prozent der Kreisbevölkerung. Da das Lebensalter der Behinderten steigt, nimmt auch der Aktenbestand Versorgungsamt zu.

Die Vorteile der Digitalisierung und elektronischen Archivierung für das Landratsamt liegen auf der Hand. „ Neben unserem wichtigen Beitrag zur Inklusion durch die Erschaffung von drei neuen integrativen Arbeitsplätzen für Menschen mit Behinderungen sind besonders auch die Vorteile im Handling sehr wichtig“, erläutert Hinrich Ohlenroth. Die Sicherheit der Daten vor Beschädigung ist gegeben und der Raumbedarf für die Akten ist erheblich geringer. „Dieser ist bereits ausgereizt.“ Auch die Einsparungen beim Arbeitsaufwand sind nicht zu unterschätzen. Das Schleppen von Aktenkartons entfalle, der Papierbedarf verringere sich.

Auch Bernhard Gehring und Roswitha Güthle sind überzeugt vom Scan-Zentrum. Es können alle Belege bis Format A3 eingescannt werden. Pro Minute können 100 Seiten eingescannt werden, somit sind 25.000 Scans am Tag möglich. Die Dateigröße einer Akte liegt zwischen 15 und 140 MB (Megabyte), ein Foto zum Beispiel hat 1 MB. Die maximale Aufläsung beträgt 600 dpi.

Mußte man früher bei den ersten Scannern noch jedes Blatt einzeln scannen, steht hier nun ein automatischer Dokumenteneinzug von 500 Blatt zur Verfügung. „Geplant ist die Beendigung dieser Scan-Aktion von bestehenden Akten in circa einem Jahr“, sageb Ohlenroth und Gütle. Genau voraussagen könne man diesen Termin allerdings nicht. Es sei ein Pilot-Projekt in dem natürlich erste Erfahrungen gemacht werden. Diese Erfahrungen werden dann für Optimierungs-Prozesse zugrunde gelegt. Momentan werde mit einem großen Scanner und einem kleineren für einzelne Belege gearbeitet. Angedacht sei die Anschaffung eines zweiten großen Scanners.

„Im Versorgungsamt haben wir eine große Datendichte“, sagt Bernhard Gehring. Nach dem Antrag der Menschen mit Behinderungen folgen medizinische Gutachten und Arzberichte, die die Ordner füllen. Die vorhandenen werden nun digitalisiert, die einzelnen Sachbearbeiter werden in naher Zukunft am Arbeitsplatz entsprechenden Schriftverkehr direkt einscannen und der jeweiligen Akte zufügen können. Aufbewahrt werden die Unterlagen während der gesamten Lebenszeit, erst nach Kenntnisnahme vom Tod werden sie aussortiert. Seit 1976 gibt es das Schwerbehindertengesetz, seitdem wird dokumentiert.

Dadurch wird ein schnellerer und dezentraler Zugriff möglich, es ist kein Beschaffen von Akten in anderen Räumen erforderlich. „Sollten allerdings Ärzte die Akte anfordern oder die Person, die die Akte betrifft, werden diese auf keinen Fall per Mail oder in ähnlicher Form offen versendet“, macht Ohlenroth klar. Da greife das Datenschutzgesetz. Hier werde dann entweder die Akte ausgedruckt oder auf eine CD gezogen und übergeben. Ungefähr dreizehn Besucher und fast dreimal so viele Anrufe zu den Vorgängen laufen täglich auf.

Insgesamt sei es ein Anliegen, alle Ämter des Landratsamtes in Zukunft nach und nach so zu digitalisieren. Dies sei ein flächendeckendes Ziel. Hier würden die Erfahrungen aus dem Pilot-Projekt greifen und weiteren Einsatzmöglichkeiten den Weg ebnen. In Baden-Württemberg ist das Landratsamt Emmendingen das vierte Landratsamt, das mit Schwerbehinderten ein solches Scan-Zentrum umsetzt. „Weitere werden aber sicherlich folgen“, sind sich alle Beteiligten sicher.

Wilailad Wiedle hat eine 50 % Stelle im Scan-Zentrum, Andrea Boms und Alexander Herr arbeiten jeweils in einer 75 % Stelle. Sie teilen sich die Aufgabe im rollierenden Verfahren. Die zu scannende Akte wird vorbereitet. Das bedeutet, die Papiere müssen aus dem Hefter genommen und geordnet werden. Neonfarbenes Papier wird vom Scanner nicht akzeptiert, muss also vorher kopiert werden. Auch Heft- und Büroklammern müssen entfernt werden. Dann wird der Stapel mit dem Scanner verarbeitet. Auf dem Bildschirm erscheinen die gescannten Seiten, werden überprüft, leere Seiten werden entfernt. Nach dem Scannen werden die Unterlagen wieder abgeheftet und der Hefter als „gescannt“ markiert. Sie sind schon jetzt ein eingespieltes Team und präsentieren die Vorgänge in den einzelnen Phasen. Die Papier-Akten werden allerdings noch nicht vernichtet, sondern ausgelagert und momentan zur Absicherung noch aufbewahrt.